6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında VERBİS’e kayıt süreci, yalnızca teknik bir veri girişi değil; şirketinizi bağlayıcı hukuki bir beyan sürecidir. Bu rehberde, bir veri sorumlusunun sıfırdan başlayarak sicile nasıl kaydolacağını adım adım açıklıyoruz.
Aşama 1: Ön Hazırlık (Kişisel Veri Envanteri Olmadan Başlamayın!)
VERBİS ekranlarını açmadan önce yapılması gereken en hayati adım, şirketinizin veya kliniğinizin Kişisel Veri İşleme Envanterini tamamlamış olmaktır.
Çünkü sisteme girdiğinizde size "Hangi amaçla veri işliyorsunuz?", "Kişisel verileri hangi alıcı gruplarına aktarıyorsunuz?", "Verileri kaç yıl saklıyorsunuz?" gibi sorular sorulacaktır. Bu sorulara verilecek cevaplar doğrudan envanterinizden beslenmelidir.
Aşama 2: Veri Sorumlusu Yönetici Girişi (e-Devlet)
Sisteme ilk giriş, veri sorumlusu tüzel kişinin (şirketin) yetkili temsilcisi (Müdür, Yönetim Kurulu Başkanı vb.) veya gerçek kişi veri sorumlusunun kendisi tarafından yapılır:
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi VERBİS portalına (verbis.kvkk.gov.tr) girilir.
- "Veri Sorumlusu Yönetici Girişi" butonuna tıklanır.
- Şirket imza sirkülerinde yetkili olan kişi kendi T.C. kimlik numarası ve e-Devlet şifresiyle sisteme giriş yapar.
- Sistem, MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) üzerinden şirketin vergi kimlik numarasını ve unvanını otomatik olarak doğrular.
Aşama 3: Başvuru Formunun Alınması ve Onaylanması
Şirket bilgileri doğrulandıktan sonra sistem tarafından bir "Kayıt Başvuru Formu" üretilir. Bu aşamada:
- Şirket yetkilisi varsa e-İmza (Elektronik İmza) ile formu anında onaylayabilir.
- e-İmza bulunmuyorsa, formun PDF çıktısı alınır, şirket yetkilisince ıslak imza ve kaşe ile imzalanarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı’na posta/kargo yoluyla ya da KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden gönderilir.
Aşama 4: İrtibat Kişisinin Atanması
Başvuru onaylandıktan sonra sistem, Veri Sorumlusu Yöneticisine bir kullanıcı adı ve şifre tanımlar veya e-Devlet üzerinden devam edilmesini sağlar. Sıradaki kritik adım İrtibat Kişisi atamasıdır:
- İrtibat kişisi olarak Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan bir gerçek kişi seçilir.
- Bu kişinin T.C. Kimlik Numarası, adı-soyadı, kurumsal e-posta adresi ve cep telefonu sisteme tanımlanır.
- Sistem, atanan İrtibat Kişisinin e-posta adresine ve telefonuna doğrulama kodları ve şifre gönderir.
Aşama 5: İrtibat Kişisi ile VERBİS Bildiriminin Yapılması
Atanan İrtibat Kişisi kendi e-Devlet şifresi veya kendisine iletilen kullanıcı bilgileriyle VERBİS portalına "İrtibat Kişisi Girişi" yapar. Bu bölümde envanter doğrultusunda şu veriler sisteme girilir:
- Veri Kategorileri: İşlenen veri türleri (Kimlik, İletişim, Finans, Sağlık, Özlük vb.).
- İşleme Amaçları: Her veri kategorisinin hangi amaçla işlendiği.
- Alıcı Grupları: İlgili verinin paylaşıldığı taraflar (Bankalar, tedarikçiler, resmi kurumlar).
- Yabancı Ülkelere Aktarım: Bulut sunucular, yurtdışı yazılımlar veya yabancı iş ortakları.
- Alınan Güvenlik Tedbirleri: İdari tedbirler (Eğitimler, politikalar, gizlilik sözleşmeleri) ve teknik tedbirler (Firewall, şifreleme, yetki matrisi).
- Saklama Süreleri: İlgili veri türünün mevzuata göre imha edileceği azami süreler.
Aşama 6: Bildirimin Onaylanması ve Sicil Belgesi
Tüm veri kategorileri girildikten sonra sistem girilen bilgilerin bir özetini sunar. İrtibat Kişisi doğruluğu teyit ederek "Bildirimi Tamamla ve Onayla" butonuna tıklar. Sistem bildirim barkodu ve tescil numarasını üretir. Bu belge şirketin KVKK dosyasında saklanmalıdır.
DİKKAT: VERBİS kaydı tamamlandıktan sonra işleme süreçlerinizde gerçekleşen her türlü değişiklik (yeni veri kategorisi eklenmesi, çalışan eşiğinin aşılması, unvan değişikliği) 7 gün içinde VERBİS sistemi üzerinden güncellenmek zorundadır.
Süreci Tek Başınıza Yönetmek Zor mu Geliyor?
Hatalı bildirim yapıp idari para cezasıyla karşılaşmamak için envanterinizi hazırlayalım, VERBİS kaydınızı anahtar teslim tamamlayalım.