1. VERBİS’in Tanımı ve Yasal Dayanağı

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi), kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, veri işleme faaliyetlerini kamuya açıklamaları amacıyla Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) Başkanlığı tarafından kurulan ve kamuya açık olarak tutulan elektronik sicil sistemidir.

Bu sistemin yasal dayanağı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesi ile bu maddeye dayanılarak yürürlüğe konulan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik hükümleridir. Kanun koyucu, kişisel verilerin korunmasını şeffaf kılmak adına, veri işleyen kişi ve kurumların hangi tür verileri hangi amaçlarla işlediğini şeffaf bir sicilde ilan etmesini şart koşmuştur.

"Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır."
— 6698 Sayılı Kanun Madde 16/2

2. VERBİS Sisteminde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Kamuoyunda sıkça yanlış anlaşılan konulardan biri de VERBİS'e vatandaşların veya müşterilerin isim-soyisim, T.C. kimlik numarası gibi kişisel verilerinin yüklendiği zannıdır. VERBİS sistemine somut kişisel veriler yüklenmez!

VERBİS’e yalnızca kategorik bazda oluşturulmuş Kişisel Veri İşleme Envanteri özetleri bildirilir. Bildirilen ana başlıklar şunlardır:

  • Veri Sorumlusu ve İrtibat Kişisi Bilgileri: Kurumu temsile yetkili kişi ile Kurum arasındaki köprüyü kuracak irtibat kişisinin kimlik ve iletişim bilgileri.
  • Veri Kategorileri: Şirketinizde işlenen veri türleri (Kimlik, İletişim, Finans, Özlük, Lokasyon, Müşteri İşlem, Sağlık Verileri vb.).
  • Veri İşleme Amaçları: Bu verilerin hangi ticari veya yasal amaçlarla işlendiği (Sözleşme ifası, faturalandırma, acil durum yönetimi, pazarlama vb.).
  • Alıcı ve Alıcı Grupları: Verilerin kimlerle paylaşıldığı (Tedarikçiler, iş ortakları, yetkili kamu kurumları, hissedarlar vb.).
  • Yabancı Ülkelere Veri Aktarımı: Verilerin yurtdışındaki sunuculara veya yabancı merkezli şirketlere aktarılıp aktarılmadığı.
  • Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler: Alınan idari tedbirler (eğitimler, gizlilik sözleşmeleri, politikalar) ve teknik tedbirler (güvenlik duvarı, sızma testi, şifreleme, yetki matrisi).
  • Veri Saklama Süreleri: İlgili veri kategorisinin yasal mevzuata göre azami ne kadar süre saklanacağı ve ne zaman imha edileceği.

3. Sistemdeki Roller: Kim, Hangi Görevi Üstlenir?

VERBİS kayıt sürecinde 3 temel rol bulunmaktadır:

A. Veri Sorumlusu (Data Controller)

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir (Örn: Şirket tüzel kişiliği, doktorun kendisi, dernek tüzel kişiliği).

B. İrtibat Kişisi (Contact Person)

Türkiye’de yerleşik tüzel kişiler tarafından atanan ve Kurum ile veri sorumlusu arasındaki iletişimi sağlayan Türk vatandaşı gerçek kişidir. Unutulmamalıdır ki İrtibat Kişisi, veri sorumlusunu kanunen temsil etmez veya doğrudan hukuki sorumluluğu üstlenmez; yalnızca tebligat, bildirim ve teknik koordinasyon köprüsüdür.

C. Veri Sorumlusu Temsilcisi (Representative)

Yurtdışında yerleşik veri sorumluları için zorunlu olan roldür. Türkiye'deki kişisel veri işleme süreçlerini resmi olarak temsil eden kişi veya tüzel kişilik atanır.

4. Sadece VERBİS’e Kayıt Olmak KVKK Uyumunu Sağlar mı?

İş dünyasında en tehlikeli yanılgı: "Biz VERBİS kaydımızı yaptırdık, artık KVKK ile bir işimiz kalmadı" düşüncesidir.

Oysa VERBİS, KVKK sisteminin yalnızca bir vitrinidir. Eğer şirketinizde:

  • Detaylı ve departman bazlı bir Kişisel Veri İşleme Envanteri yoksa,
  • Müşterilerinize ve personelinize sunulan Aydınlatma Metinleri envanterinizle birebir uyuşmuyorsa,
  • Kanunun aradığı hallerde alınması gereken Açık Rıza Formları hukuka aykırı düzenlenmişse,
  • Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uygulanmıyorsa,

VERBİS kaydınız bulunsa dahi, KVKK denetiminde veya bir çalışan/müşteri şikayetinde "Gerçeğe aykırı sicil beyanı" ve "Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeme" kabahatlerinden dolayı çok daha ağır yaptırımlarla karşılaşırsınız.

Profesyonel VERBİS Desteği Neden Şarttır?

VERBİS'e girilecek her bir kategori, saklama süresi ve tedbir doğrudan şirketinizin hukuki taahhüdüdür. Uzman hukukçu ve veri güvenliği danışmanlarımız, şirketinizin süreçlerini yerinde/online inceleyerek envanterinizi hazırlar ve VERBİS kaydınızı %100 güvenceyle tamamlar.

VERBİS Hizmet Paketlerimizi İnceleyin →

5. Hangi Sayfalara Göz Atmalısınız?

Konu hakkında detaylı bilgi edinmek için hazırladığımız diğer bölümleri inceleyebilirsiniz: