Birçok şirket, VERBİS kaydını bir kez yapıp bir daha asla açılmayacak bir işlem olarak görür. Oysa Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik gereğince, VERBİS yaşayan dinamik bir sistemdir ve meydana gelen her değişiklik çok kısa bir süre içinde bildirilmek zorundadır.
1. Yasal Dayanak: 7 Günlük Kesin Süre
Yönetmeliğin 13. maddesinde açık bir emir yer almaktadır:
"Kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde, meydana gelen değişiklikler VERBİS üzerinden yedi gün içerisinde Kuruma bildirilir."
— Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik Madde 13/1
Bu yedi günlük yasal süreyi geçirmek veya fiili durum ile sicildeki beyanın uyuşmaması, Kanun’un 18/1-(ç) maddesi uyarınca "Kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık" kabahati sayılarak doğrudan idari para cezası kesilmesine zemin hazırlar.
2. Hangi Durumlarda VERBİS Güncellenmelidir?
Şirketinizde gerçekleşen aşağıdaki olayların tamamı VERBİS güncellemesini zorunlu kılar:
A. İrtibat Kişisinin Değişmesi veya Ayrılması
Şirketinizde İrtibat Kişisi olarak tanımlanan personel işten ayrıldığında, istifa ettiğinde veya görev değişikliğine uğradığında derhal yeni bir İrtibat Kişisi atanmalıdır. Kurumdan gelecek tebligatlar bu kişinin sistemdeki iletişim adresine düşeceği için, süresi geçmiş bir irtibat kişisi tebligatların kaçırılmasına ve resen cezalara neden olur.
B. Şirket Unvanı, Adresi veya Vergi Bilgilerinin Değişmesi
Şirket birleşmeleri, nevi değişiklikleri (LTD'den A.Ş.'ye geçiş), merkez adres nakilleri veya ticaret unvanı güncellemeleri MERSİS ve VERBİS üzerinden 7 gün içinde senkronize edilmelidir.
C. Yeni Bir Yazılıma veya Bulut Servisine Geçilmesi
Şirketiniz yeni bir CRM, ERP, bulut santral veya muhasebe programı kullanmaya başladığında, verilerin sunucularının bulunduğu ülke değişebilir. Özellikle yurtdışı merkezli bulut sistemlerine geçişlerde "Yurtdışına veri aktarımı" kategorisi hemen güncellenmelidir.
D. Yeni Bir Veri Kategorisinin İşlenmeye Başlaması
İşyerinde araç takip sisteminin (GPS lokasyon verisi) devreye alınması, güvenlik kamerası sayısının artırılması, parmak izi/yüz tanıma gibi biyometrik veri toplayan turnike sistemlerinin kurulması halinde bu yeni veri kategorileri sicile eklenmelidir.
3. Yıllık Eşik Kontrolü ve Bildirimi
Daha önce çalışan sayısı 50'nin altında ve mali bilançosu 100 Milyon TL'nin altında olduğu için kayıt yaptırmamış olan bir şirket; yıl sonu kurumlar vergisi beyannamesinde 100 Milyon TL'yi aştığında veya ortalama çalışan sayısı 50'yi geçtiğinde, bu durumu takip eden 30 gün içinde VERBİS'e kayıt olmak zorundadır.
4. Periyodik VERBİS Bakım ve Takip Hizmetimiz
Şirketlerin bu 7 günlük süreleri günlük iş yoğunluğunda takip etmesi oldukça güçtür. verbis.com.tr olarak sunduğumuz yıllık danışmanlık hizmetiyle:
- Şirketinizin veri süreçlerini 3 ayda bir periyodik denetime tabi tutuyoruz.
- İnsan kaynakları ve muhasebe departmanınızdaki personel/unvan/yazılım değişikliklerini izliyoruz.
- Gerekli tüm güncellemeleri 7 günlük yasal süre dolmadan sisteme aktarıyoruz.
VERBİS Kaydınızın Güncelliğini Test Edin
Mevcut VERBİS kaydınız güncel mi, fiili veri akışınızla uyuşuyor mu? Uzmanlarımızla kaydınızı ücretsiz gözden geçirin.