6698 sayılı Kanun uyarınca kişisel veri işleyen tüm veri sorumluları ilke olarak sicile kayıt olmakla yükümlüdür. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu, işletmelerin ölçeklerini ve işlenen verinin niteliğini dikkate alarak belirli kategoriler ve istisnalar belirlemiştir.
1. VERBİS’e Kayıt Olmak Zorunda Olan 4 Ana Grup
Grup 1: 50 Çalışanı VEYA 100 Milyon TL Bilançoyu Aşan Şirketler
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok olan VEYA yıllık mali bilanço toplamı 100 Milyon TL’den çok olan tüm gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları (Anonim şirketler, Limited şirketler, holdingler, üretim ve sanayi tesisleri, e-ticaret firmaları vb.).
*Önemli Not: 25.07.2023 tarihli ve 2023/1154 sayılı Kurul Kararı ile önceki 25 Milyon TL'lik bilanço eşiği 100 Milyon TL'ye yükseltilmiştir. Şartlardan sadece birinin gerçekleşmesi kayıt için yeterlidir.Grup 2: Ana Faaliyeti Özel Nitelikli Kişisel Veri Olanlar (İSTİSNASIZ!)
Çalışan sayısı ve yıllık mali bilançosu NE OLURSA OLSUN; ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri (özellikle sağlık ve biyometrik veri) işleme olan gerçek ve tüzel kişiler kayıt olmak zorundadır.
Bu kapsama girenler: Doktorlar, muayenehaneler, poliklinikler, özel hastaneler, tıp merkezleri, diş hekimleri ve diş klinikleri, psikologlar, diyetisyenler, fizyoterapistler, eczaneler, optisyenlik müesseseleri, protez/ortez merkezleri vb. (1 çalışanınız olsa veya hiç çalışanınız olmasa dahi yükümlüsünüz!)
Grup 3: Yurtdışında Yerleşik Veri Sorumluları
Türkiye sınırları dışında yerleşik olan ancak Türkiye’de yaşayan kişilerin verilerini işleyen tüm yabancı gerçek ve tüzel kişiler, çalışan veya ciro sınırlaması olmaksızın bir Veri Sorumlusu Temsilcisi aracılığıyla VERBİS’e kaydolmalıdır.
Grup 4: Kamu Kurum ve Kuruluşları
Bakanlıklar, belediyeler, üniversiteler, kamu iktisadi teşebbüsleri ve tüm kamu kurum ve kuruluşları bütçe ve çalışan sayısına bakılmaksızın VERBİS’e kayıtla yükümlüdür.
2. Eşik Değerler Nasıl Hesaplanır? (Teknik Detaylar)
Birçok şirket muhasebesi hesaplama yönteminde hataya düşmektedir. Kurul kararlarına göre hesaplama şu şekilde yapılır:
- Yıllık Çalışan Sayısı: Tamamlanmış bir takvim yılı içinde SGK'ya verilen Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamelerinde yer alan çalışan sayılarının ortalaması alınır. Herhangi bir ayda 50'yi aşmak tek başına değil, yıllık ortalama veya 7 aydan fazla sürede 50 üzeri çalışan bulundurulması esas alınır.
- Yıllık Mali Bilanço Toplamı: Vergi dairesine sunulan kurumlar vergisi veya gelir vergisi beyannamesi ekindeki bilançonun "Aktif Toplamı" (veya Pasif Toplamı) esas alınır. Gelir tablosundaki brüt satışlar / ciro değil, bilançonun toplam büyüklüğü dikkate alınır.
3. Kimler VERBİS Kaydından İstisnadır (Muaftır)?
KVKK Kurulu, çıkardığı ilke kararlarıyla aşağıdaki meslek gruplarını ve faaliyetleri VERBİS kayıt zorunluluğundan muaf tutmuştur:
- Noterler: 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler.
- Avukatlar: 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca serbest avukatlık faaliyeti yürütenler.
- Mali Müşavirler (SMMM ve YMM): 3568 sayılı Kanun uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler.
- Gümrük Müşavirleri ve Yetkilendirilmiş Gümrük Müşavirleri.
- Arabulucular.
- Siyasi Partiler: 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulan partiler.
- Dernek, Vakıf ve Sendikalar: Yalnızca kendi amaçlarına uygun, kendi üyeleri, mensupları ve bağışçılarıyla sınırlı faaliyet gösteren ve özel nitelikli veri işlemeyen sivil toplum kuruluşları.
- Otomatik Olmayan Yollarla Veri İşleyenler: Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca manuel/fiziki yollarla veri işleyenler.
HUKUKİ HATIRLATMA: VERBİS kaydından istisna olmak, 6698 sayılı KVKK Kanunu'ndan muaf olmak anlamına gelmez! İstisna kapsamındaki avukatlar veya mali müşavirler de aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek, veri güvenliğini sağlamak ve kanuni ilkelere uymak zorundadır.
4. Şirketinizin Durumunu Netleştiremediniz mi?
Bilanço kalemleriniz, çalışan hareketleriniz veya faaliyet alanınız nedeniyle tereddüt yaşıyorsanız, uzman ekibimiz firmanızın mali verilerini ve veri akışını ücretsiz ön değerlendirmeye tabi tutarak yasal durumunuzu netleştirmektedir.